Lidar com fornecedores envolve várias etapas. Depois de identificar o que sua empresa precisa ao receber a ordem de compra, é hora de avaliar as possibilidades de fornecedores e escolher o melhor é um processo complexo.
O maior erro que se pode cometer é escolher um fornecedor sem analisar completamente todos os critérios necessários. Felizmente, existem alguns pontos-chave que podem ajudá-lo a tomar sua decisão mais facilmente.
Antes de tudo: Conheça muito bem a sua demanda
O primeiro passo no mapeamento de fornecedores é entender completamente cada demanda que chega ao departamento de compras, principalmente, no que se relaciona a quantidades e prazos de entrega que precisam ser cumpridos.
Com essa informação, você pode melhor alinhar sua demanda com o serviço que cada fornecedor oferece e, em seguida, escolher aquele que melhor se adapta às suas necessidades e condições.
Além disso, torna-se possível identificar prováveis erros que podem ocorrer na entrega de produtos, como divergências de quantidade ou acessórios que precisam ou não acompanhar a peça, por exemplo Dessa maneira, pode-se, de maneira proativa evitar que isso aconteça.
1. Preço e condições
Talvez o preço e as condições de pagamento sejam os fatores que mais pesam na escolha de um fornecedor, principalmente levando em consideração que o custo em questão deve caber no orçamento e estar em consonância com o planejamento da área.
Os fornecedores devem oferecer um preço justo pelo produto, mas é uma boa prática sempre negociar. Vale considerar que preço baixo nem sempre significa baixa qualidade, assim como um preço elevado não indica necessariamente um alto nível da mesma.
Analise com cuidado a cotação enviada identificando o que compõe seu preço, como partes incluídas, embalagem e Incoterm selecionado, e veja se o valor final realmente faz sentido.
Cuidado com orçamentos muito acima ou muito abaixo do que o mercado geralmente oferece. Preços elevados podem ser apenas o início da negociação, com uma margem para que ele seja reduzido até um nível aceitável, já preços muito baixos podem esconder obrigações contratuais.
Uma boa maneira de analisar o preço do produto é calculando o Purchase Price Variance (PPV). Ele se refere à diferença entre o preço real do produto adquirido e seu preço padrão, sempre relacionado ao número de unidades compradas. Esse é um dos principais indicadores usados para medir a variação no preço dos bens e serviços adquiridos em um determinado espaço de tempo.
Lembre-se de verificar a data de vencimento da cotação, porque o preço que você vê hoje pode não ser o mesmo daqui a 3 semanas, e se você precisa fazer a compra no próximo mês, essa cotação pode não ser mais válida, sendo necessário reenviar as requisições de cotação. A menos que seja fechado um contrato anual ou que estabeleça algum prazo de vigência daquele valor.
2. Prazos
Para manter um bom relacionamento com os fornecedores, é interessante estabelecer prazos que possam ser atendidos, certificando-se de que a peça estará na sua fábrica, ou depósito, antes dela ser necessária para a produção.
Tente descobrir se o fornecedor tem um histórico de eventos imprevistos que tenham causado atrasos na entrega, como acidentes ou problemas frequentes de transporte, por exemplo. Mais uma vez, vale verificar as opções de entrega e Incoterms que cada fornecedor oferece. Além de fazer uma enorme diferença no preço final, diferentes tipos de transporte exigem diferentes prazos, e deve-se estar preparado para isso.
3. Valores
Nos dias de hoje a prioridade dos departamentos de compras não é exclusivamente redução de custos, é necessário gerar valor em todas as etapas da cadeia de suprimentos, incluindo na escolha do fornecedor.
Associe-se apenas a empresas que trabalhem com visões e valores semelhantes aos da sua empresa e que, de alguma forma, possam enriquecer sua produção também de maneira intangível. Um critério de análise se relaciona à sustentabilidade da produção do fornecedor em questão, ele tem consciência ambiental e programas de proteção ao meio ambiente, por exemplo?
4. Confiança
Certifique-se de que seu fornecedor é confiável. Verifique o status legal e econômico da empresa e documentos relacionados a compliance e código de ética antes de fechar uma parceria.
Principalmente na era digital, em que o consumidor exige cada vez mais transparência das procedências de materiais diretos e indiretos, a reputação de seu fornecedor pode ser decisiva na decisão de compra do cliente final. Como dissemos no tópico de valores, é importante fazer parcerias com boas empresas, que podem enriquecer não apenas o seu negócio, mas também a sua imagem.
Em tempos incertos como o que vivemos, vale a pena perguntar se o fornecedor tem planos de gestão de risco em caso de crises e recessões da economia mundial.
Certifique-se também de que o fornecedor seja acessível e tenha um com serviço de relacionamento com cliente. Isso é importante principalmente no caso de algum problema ocorrer e você precisar de auxílio deles para resolver.
Para garantir que você não está sendo levado por promessas vazias, aprofunde sua pesquisa consultando fontes além do site institucional e procure outros clientes do fornecedor antes de fechar o negócio. Pesquise os perfis de mídia social dos fornecedores, analisando como eles lidam com críticas e queixas, e também se há algum esforço para manter uma boa imagem pública.
Desenvolva um plano de fornecimento
A transformação tecnológica revolucionou a rotina de todos os setores, incluindo o de compras. Existem opções que permitem monitorar constantemente o desempenho de cada fornecedor, calcular riscos e possíveis atrasos, gerar relatórios, comparar condições e muito mais!
É essencial ter todo o movimento de compras muito bem organizado, com informações como status de cada demanda, fornecedor responsável por cada ordem, termos e condições de entrega, entre outros, organizadas em um painel de fácil visualização.
Para fazer isso, utilize soluções tecnológicas que permitam acompanhar cada etapa do processo. Mas antes de adotar qualquer tecnologia é necessário um estudo de custo e viabilidade de cada solução para não cair no efeito manada. Garanta também que toda a sua equipe recebeu treinamento para lidar com as novas soluções, sendo capaz de extrair o maior número de informações possível.
Certifique-se de ajustar o cronograma sempre que necessário. Leve em consideração alterações e/ou adições ao pedido e quaisquer outras situações que possam atrasar uma entrega.
Ao facilitar o relacionamento com os fornecedores, você possibilita uma melhor troca de informações entre as partes, para que as melhorias possam ser implementadas sem muita complicação e com benefícios mútuos.
Outra maneira de garantir uma boa prestação de serviços com fornecedores é confiar em uma empresa que trabalha diariamente pela satisfação de seu cliente em todos os âmbitos. Se você ainda não experimentou nossos serviços, envie-nos sua requisição de cotação de peças de reposição internacionais, hoje mesmo!
