Já falamos aqui sobre a importância da gestão de contratos em compras – lembrando que esse processo pode ser entendido como a interação entre fornecedores e compradores que garante o cumprimento das obrigações por ambas as partes. Com um gerenciamento eficaz de fornecedores, é possível evitar dores de cabeça e melhorar os índices gerais da empresa.
5 pilares da gestão eficaz da cadeia de suprimentos
Antes de comentarmos sobre cada tipo de contrato disponível no mercado, vamos revisitar os cinco pilares da gestão eficaz da cadeia de suprimentos.
1. Gerenciamento de informações do fornecedor
Para um planejamento eficaz, é necessário que o fluxo de informações seja irrestrito de um membro da cadeia de abastecimento para os outros. Todos esses dados devem ser armazenados, verificados e estarem disponíveis a todos os interessados.
2. Transparência e organização
É preciso gerenciar os fornecedores de maneira transparente e organizada. O objetivo é reconhecer o valor oferecido por seus fornecedores, seja ele tangível ou intangível, tornando-os parceiros-chave nos processos de aquisição.
3. Manutenção do valor
Depois de estabelecer o valor dos fornecedores, é importante um gerenciamento de desempenho para que bons preços e boas performances sejam mantidas. Um conjunto de KPIs e metas para refletir as expectativas é fundamental para manter o controle de desempenho.
4. Conformidade
Envolve a garantia de que todos os pedidos de compra serão despachados de uma forma que atenda aos acordos estipulados pelo comprador e pelo fornecedor, com preço e qualidade que atendam ao que foi pré-estabelecido.
Os fornecedores devem atender às políticas e procedimentos de sua empresa, requisitos que são normalmente especificados em contrato.
5. SRM: o relacionamento com fornecedores
É uma abordagem sistemática para avaliar e agregar valor às contribuições dos fornecedores dentro de sua organização, que, por armazenar informações detalhadas de cada um, melhora o desempenho nos processos de aquisição, gerando impacto positivo na produtividade, na qualidade e até na negociação dos preços de compra.
Os contratos de aquisições
Um contrato de aquisição pode ser resumido como um acordo vinculativo entre um comprador e um fornecedor, estabelecendo a estrutura do relacionamento entre as partes.
Mas não existe apenas um tipo de contrato de aquisição – e sim um ideal para cada situação. Eles podem ser divididos em três categorias, sendo que cada uma possui também suas subcategorias. Abaixo, elencamos cada uma delas:
Contratos de preço fixo
É utilizado quando o escopo do trabalho é fixo: uma vez que o contrato é assinado, o vendedor é contratualmente obrigado a concluir a tarefa dentro do preço e prazo acordados. Portanto, o vendedor assume a maior parte do risco e não há renegociação de preços, a menos que o escopo do trabalho mude.
Como o custo não pode ser alterado, este contrato é adequado para controlar gastos. Podemos dividir um contrato de preço fixo em três categorias:
1. Contrato de preço fixo da empresa (FFP)
Este é o tipo mais simples de contrato de aquisição. O fornecedor deve concluir o trabalho dentro de uma quantia acordada de dinheiro e tempo, e é responsável por cobrir qualquer aumento de custo operacional, sendo legalmente obrigado a concluir a tarefa acordada. Porém, como o fornecedor assume o risco, o custo é mais alto, sendo que se o escopo não for claro, o fornecedor e o comprador podem ter problemas.
2. Contrato de taxa de incentivo de preço fixo (FPIF)
Ainda que o preço seja fixo, o fornecedor pode receber um incentivo se tiver um bom desempenho – e esse incentivo diminui o risco. O incentivo pode ser vinculado a qualquer métrica do projeto, como custo, tempo ou desempenho técnico. Na prática, funciona assim: um contratante recebe um incentivo de 6 mil reais caso entregue tudo dentro do prazo, por exemplo.
3. Preço fixo com contratos de ajuste de preço econômico (FP-EPA)
Este tipo de contrato é usado quando o acordo é multianual. Um bom diferencial é que ele possui uma cláusula que protege o fornecedor da inflação. Por exemplo: você sabe que o custo do projeto aumentará 1,5% após um tempo com base no Índice de Preços ao Consumidor – este seria um bom tipo de contrato para esse caso.
Contratos de custo reembolsável
O fornecedor é reembolsado pelo trabalho concluído, acrescido de uma taxa que representa seu lucro. Essa taxa é recebida caso seja cumprido ou excedido para mais os objetivos, como concluir tarefas mais cedo ou economizar custos.
Ele é recomendado para quando houver incerteza no escopo ou quando o risco é maior. Neste contrato, o risco é do comprador, pois ele arca com todos os custos.
O aumento do escopo pode ser uma desvantagem desse tipo de contrato – mas é possível minimizar o aumento limitando, por exemplo, o lucro máximo a 10% do custo total. Vamos supor que o valor de compra é R$ 1.000,00 – nesse caso, caso haja reajuste, o preço só poderá chegar a R$ 1.100,00. Existem quatro categorias de contratos de custo reembolsável:
1. Custo mais taxa fixa (CPFF)
O fornecedor é pago por todos os custos incorridos mais uma taxa fixa, independentemente de seu desempenho e o comprador assume o risco. É comumente utilizado em projetos de alto risco onde os licitantes não querem competir.
2. Custo mais taxa de incentivo (CPIF)
O fornecedor é reembolsado por todos os custos mais uma taxa de incentivo com base no cumprimento de certos objetivos de desempenho mencionados no contrato. Este incentivo será calculado usando uma fórmula combinada previamente, sendo, neste caso, um fator motivador para o fornecedor.
3. Custo mais taxa de prêmio (CPAF)
O fornecedor é pago pelos custos mais uma taxa de prêmio, sendo este extra baseado no cumprimento dos objetivos de desempenho especificados no contrato. A diferença para a taxa de incentivo é a de que a premiação depende da satisfação do cliente.
4. Custo mais porcentagem de custo (CPPC)
Neste caso, a fornecedora dos serviços deve ser reembolsada por custos projetados e aprovados pelas partes, acrescido de percentual sobre tais custos ou por remuneração fixa pré-determinada.
Ele costuma ser o menos viável para os compradores, já que os fornecedores podem aumentar os custos sem justificativas, para obter um lucro maior, como pedir o custo total mais 10% do custo como uma taxa.
Contratos por tempo e materiais
Ele é uma espécie de híbrido entre contratos de Preço Fixo e de Custo Reembolsável, onde ambas as partes compartilham o risco.
Geralmente é utilizado quando se fala em “horas de trabalho” e quando há contratação de especialistas, como um técnico para consertar uma máquina, por exemplo. Neste contrato, o comprador pode especificar a taxa horária com um limite não a exceder, pagando, por exemplo, R$ 30 por hora.
Conclusão
A implementação de um sistema de gerenciamento de fornecedores eficaz depende muito das metas e objetivos específicos definidos pelo departamento de compras.
Os projetos requerem uma discussão detalhada das metas, das barreiras potenciais para o cumprimento destas, do cronograma e das datas críticas – e os contratos são a base destas definições determinando as responsabilidades das partes.
Portanto, a escolha da categoria certa de contrato é fundamental para a satisfação de ambas as partes: tanto do comprador quanto do fornecedor.
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