A boa gestão e o crescimento de uma empresa estão intimamente ligados ao planejamento orçamentário do departamento de compras – afinal, a rentabilidade depende dessa área e das atividades ligadas a ela, como logística e transporte.
Daí a importância dos profissionais de compras atuarem não apenas no processo de aquisição, mas também na discussão sobre este tema.
É a partir do orçamento que podemos definir a estratégia de compras, decidindo, por exemplo, qual a melhor época para uma compra, de acordo com o que foi estabelecido, evitando gastos além do previsto, ou se há materiais sendo adquiridos com valores acima da média.
Gestão integrada
A garantia da transparência entre as áreas da empresa é outro fator importante que o orçamento propicia, já que todos ficam a par do que foi ou será investido em material, evitando gastos extras e transtornos.
Com um bom orçamento, a gestão torna-se mais eficaz permitindo uma alocação mais adequada de recursos e trazendo segurança para tomada de decisões, já que o debate é incentivado.
Como fazer um orçamento para a área de compras
Com todas essas vantagens, o orçamento é fundamental a curto, médio e longo prazo – principalmente quando se almeja a redução de custos.
O processo de definição dos gastos para o próximo período, exige engajamento total das áreas envolvidas ao longo do processo, para que o orçamento seja cumprido de forma a não gerar custos extras e sim economia para a empresa.
Algumas etapas são fundamentais para a construção de um orçamento com alta credibilidade:
1. Identifique os materiais dos quais você precisa:
O primeiro passo do departamento de compras é fazer uma previsão do que a empresa precisará adquirir no próximo ano. Faça uma lista do que precisa entrar no orçamento, adicionando também quanto o departamento está disposto a pagar por esse material ou serviço.
Para isso, pode-se analisar as compras do ano anterior e a quantidade e variedade de peças em estoque. Com ajuda de algoritmos preditivos, tente fazer um estudo sobre quais peças poderiam ser reparadas ao invés de serem trocadas e calcule os custos que poderiam ser economizados nesse processo.
Observe também o valor pago em cada peça e considere um possível aumento de valor nessa mesma compra para o ano seguinte. Não inclua neste cálculo as peças que fazem parte de contratos de preço fixo que serão mantidos no próximo ano.
Dessa maneira, o gerenciamento das compras é realizado de forma mais eficaz ajudando nas decisões a respeito de fechar contrato ou não com os fornecedores.
Dica: Pode ajudar na compreensão do orçamento a divisão dos materiais em categorias.
2. Pesquise as opções de fornecedores
A partir da análise do que é preciso comprar, chega o momento de buscar onde conseguir tais materiais. Considere fornecedores que além do bom preço, tenham boa reputação, bom relacionamento com clientes e prazos de entrega favoráveis.
Não deixe de pesquisar fornecedores no exterior, elas podem apresentar preços muito mais baixos em relação a fornecedores nacionais, principalmente com estratégias de consolidação de carga e um planejamento que permita comprar as peças com antecedência.
Esse é um passo que requer muita atenção e também disposição para negociações. Busque estabelecer condições melhores de pagamento, minimizar preços e obter prazos mais vantajosos. Lembre-se que a assinatura do contrato não é a fase final, é necessário monitorar de perto o desempenho do fornecedor para se certificar de que as cláusulas combinadas estão sendo cumpridas e avaliar a possibilidade de um futuro contrato.
3. Alinhe tudo com a área de finanças
Todas as partes do processo de aquisição devem estar cientes e alinhadas em relação ao orçamento, principalmente a área financeira que fará os pagamentos no decorrer do ano.
A maioria das empresas segue um processo tradicional de gestão, monitorando todos os passos de uma aquisição, desde o início do processo de compra, até a sua entrega. Porém, o setor financeiro pode ter certa dificuldade em fazer este acompanhamento, gerando incertezas em relação aos números relatados pela aquisição e até atrasos de pagamentos. Para que isso não aconteça, é importante fazer um orçamento detalhado prévio.
4. Seja realista
Você deve incorporar a disponibilidade de seu orçamento ao processo de requisição de compra. O comprador deve saber quanto do orçamento está disponível para um determinado item, acelerando o ciclo de compra. Portanto, certifique-se de que suas compras estejam dentro dos parâmetros estabelecidos.
5. Tenha a tecnologia como aliada
O uso de ferramentas como softwares proporciona um maior controle de dados, assim como de gastos, já que é possível ter uma visão geral dos dados de maneira rápida e prática.
O orçamento deve ser monitorado de forma regular e centralizada, de preferência em um único banco de dados, disponível para os diversos setores da empresa. A área de compras deve agir conjuntamente com o financeiro e o fornecedor, estando sempre em contato para garantir que seja feito dentro do prazo e no valor correto tudo o que foi acordado, fazendo com que a tecnologia seja fundamental.
Conclusão
Como podemos ver, o orçamento está entre os aspectos mais importantes de uma organização, e o papel da área de compras é fundamental para seu cumprimento. É durante o planejamento de compras que a empresa garante a continuidade da oferta dos seus produtos ou serviços no mercado.
O controle de orçamento permite que as empresas comparem o desempenho real com as metas estabelecidas durante a fase de planejamento tornando-se capazes de otimizar cada vez mais suas operações.
Ao mesmo tempo, ele também pode acender o farol vermelho quando as finanças estão fora de controle e os gastos excessivos chegam a afetar o departamento, o que pode acontecer em períodos de recessão, exigindo resiliência da sua cadeia de suprimentos.
Os maiores fatores para reduzir gastos no orçamento estão ligados não somente à tecnologia, mas principalmente à colaboração das áreas que participam desse processo , portanto, é essencial que compras, finanças e diretoria estejam alinhadas.
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