A metodologia Lean derivada do modo de produção Toyota Way, tem como principais objetivos a otimização da manufatura, principalmente, através da eliminação de desperdícios, tornando a cadeia de produção mais “enxuta” e, por isso, mais eficiente.
Recentemente, essa teoria foi apropriada por modelos mais modernos de produção e adaptada a outros processos e departamentos empresariais. Já abordamos em nosso blog os princípios da metodologia Lean e sua adoção na cadeia de suprimentos.
Outro viés desta metodologia é o Lean Kaizen sobre o qual discorreremos neste texto. Kaizen é uma palavra japonesa que significa mudança para melhor (Kai= Mudança e Zen= Para melhor). Quando aplicada às atividades de negócios, busca aprimorar continuamente os processos, mentalidade que causa grandes impactos positivos também no gerenciamento da cadeia de suprimentos.
Pequenas mudanças, grande impacto
A metodologia Kaizen foi introduzida originalmente por empresários japoneses na década de 50. eles identificaram muitas áreas com espaço para melhorias, que incluíam redução de custos, padronização de processos, eliminação de desperdícios e aumento de produtividade.
O termo foi cunhado mais tarde com a publicação do livro “Kaizen, a chave para o sucesso competitivo do Japão” de Masaaki Imai (McGraw Hill 1986) e a fundação do Instituto Kaizen.
Seu princípio básico é a implementação de pequenas melhorias contínuas que podem ser acionadas rapidamente para criar ações gerenciáveis que contribuam para benefícios gerais e de longo prazo, ao invés de definir metas irrealistas que poderiam levar a falhas.
Estudos repetidos mostraram que entre 50% e 90% de todo o trabalho é desperdiçado. Isso é verdade independentemente do país ou indústria. Do ponto de vista do cliente, muito pouco do nosso esforço agrega valor a ele. Isso se deve à maneira como projetamos nossos processos e ao fato de não ouvirmos nossos clientes como deveríamos.
Quando as organizações optam por se concentrar mais em si mesmas e em suas necessidades internas, acabam menos adaptáveis e, como resultado, menos propensas a ter sucesso a longo prazo.
A filosofia Kaizen, principalmente quando atrelada a uma gestão de riscos moderna e eficiente, torna as empresas mais ágeis e resilientes, um grande diferencial no mercado volátil e em constante mudança de hoje.
Kaizen e a cadeia de suprimentos
Nos últimos anos, a abordagem Kaizen foi amplamente aceita em muitos setores em todo o mundo, particularmente nas indústrias de produção e distribuição, e hoje é um dos princípios básicos nas estruturas de gerenciamento da cadeia de suprimentos enxuta.
Em nosso mundo interconectado, as cadeias de suprimentos cresceram e se desenvolveram em complexidade e competitividade, fazendo com que a teoria de melhoria contínua de processos – pequenos e grandes – seja fundamental.
Gerenciamento de mudanças
Esse sistema de aprimoramento contínuo permite que todas as estratégias sejam constantemente renovadas ao invés de esperar grandes mudanças estruturais para que isso aconteça.
Entretanto, o sucesso dessa abordagem só é possível através de sua adoção macro, envolvendo todos os membros da organização, em todos os níveis do negócio, desde a diretoria até a linha de produção, para que seja de fato possível introduzir todas as melhorias de processo necessárias.
Um dos principais diferenciais do Kaizen é o objetivo de incentivar colaboradores a implementar muitas pequenas mudanças, em várias áreas e processos da organização, que resultem em melhorias gerais para a empresa. As opiniões de todos são importantes e devem ser ouvidas, principalmente daqueles que lidam diretamente com o processo a ser melhorado.
Em termos de gestão de pessoas, o fato de abrir espaço para que todos os funcionários implementem transformações e pensem criticamente sobre suas atividades, faz com que eles entendam e aceitem as mudanças de maneira mais fácil, estando mais dispostos a absorver os conhecimentos necessários para implementá-las. De maior satisfação no trabalho a eficiência operacional aprimorada, os benefícios do Kaizen para empresas de todos os tamanhos e formas são vastos.
Os 5 princípios Kaizen
Segundo o Instituto Kaizen, existem cinco princípios fundamentais para a aplicação da metodologia em qualquer organização:
1. Conheça o seu cliente:
O conhecimento de para quem você vende um produto ou serviço é a forma de criar valor para o consumidor e para sua organização como um todo. É fundamental que as empresas identifiquem os interesses de seus clientes para aprimorar sua experiência.
2. Let it flow:
Se aplica à meta de atingir o desperdício zero. Pode ser uma meta impossível, mas este conceito faz parte da filosofia, já que caso este objetivo fosse alcançado, seria o fim da jornada de melhorias. Portanto, todos na organização estão trabalhando para reduzir qualquer resíduo de sua área de atuação, enquanto também criam valor no processo.
3. Vá para Gemba:
Gemba é um termo japonês que pode ser traduzido como “o lugar real”. Refere-se a ir ao local onde está o problema para realmente entender a questão. Para logística, por exemplo, a Gemba pode ser o depósito e envolve a compreensão do problema a partir dessa perspectiva. Para a liderança, trata-se de saber a fundo o que está acontecendo em todas as etapas da cadeia de suprimentos.
4. Capacitação de pessoas:
As equipes devem ser capacitadas a adotar a mentalidade Kaizen, o que frequentemente envolve uma mudança de cultura organizacional e comportamento dos colaboradores e principalmente dos gestores.
A liderança deve estabelecer metas para suas equipes, que não sejam contraditórias e incentivem essa mudança de hábitos atreladas a uma infra-estrutura e ferramentas que permitam que as melhorias sejam colocadas em prática.
5. Seja transparente:
Para engajar e motivar equipes, transparência é fundamental. É preciso deixar claro as razões e objetivos da metodologia, além da constante divulgação de informações e dados referentes a processos. Performance e desenvolvimento devem ser visíveis e tangíveis para todos. Só assim, a equipe consegue entender seu papel de protagonista na mudança e perceber o impacto que cada melhoria traz na organização como um todo.
É a métrica que mede o sucesso, portanto, o desempenho deve ser rastreado, o que pode, e deve, ser auxiliado por tecnologias para coleta de dados, processamento e análise retroativa e preditiva de dados, com painéis de fácil compreensão que demonstrem com clareza os gargalos e avanços.
Como começar a aplicar os princípios Kaizen na cadeia de suprimentos?
Kaizen na cadeia de suprimentos permite que melhorias sejam feitas em diferentes etapas da cadeia de suprimentos sem comprometer a operação geral. Os princípios orientam, mas é o plano de ação que faz o Kaizen virar realidade.
O aumento da eficiência é desenvolvido como um esforço de equipe, com todos seguindo quatro etapas básicas: planejar, fazer, verificar e agir. Os indivíduos precisam de autonomia para agir por conta própria em melhorias, o que constrói uma cultura de engajamento. Isso é feito com um fluxo contínuo de sugestões e, em seguida, implementação das ações.
Comece definindo metas e métricas a serem acompanhadas, com documentações e antecedentes, para que a comparação entre resultados e expectativas seja possível. Analise o estado atual de cada etapa e planeje as possíveis melhorias. Após a implementação dessas melhorias, recolha os resultados.
Refletir sobre o progresso é um aspecto fundamental para a gestão da cadeia de suprimentos e não é diferente ao introduzir mudanças. Documente todas as atividades e atualize continuamente os processos. Ver o desenvolvimento de suas ações e aprender com os acertos e erros trará grandes benefícios.
Os próximos passos
Seguir a metodologia Kaizen pode trazer grande desenvolvimento para sua operação e pode ser uma ferramenta fundamental na gestão da cadeia de suprimentos. Ele oferece um meio simples e eficaz de identificar oportunidades para ganhos rápidos a um custo relativamente baixo.
Mas para que a adoção desta abordagem seja eficaz e duradoura, várias mudanças da estrutura organizacional devem ser implementadas, de maneira que os conceitos estejam intrinsecamente ligados à cultura da empresa e à gestão de pessoas. Para mudar e inovar, as pessoas precisam se sentir livres e seguras para sugerir, tentar e, eventualmente, errar.
A filosofia Kaizen pode também ser aplicada às nossas vidas pessoais. Existem muitos exemplos de tempo, dinheiro e recursos cujo uso poderia ser otimizado em nosso dia a dia. Notamos que o ponto principal é a mudança de mentalidade relacionado a todas as esferas de nossas vidas.
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