El área de compras es un sector que se encuentra bajo una presión constante en términos de reducción de costos y optimización del desempeño, tanto financiero como operativo. Los contratos juegan un papel fundamental en el equilibrio de esta ecuación, después de todo, es a partir de ellos que tienen lugar los procesos.
Ya hemos hablado aquí de la importancia de la gestión de contratos en las compras, recordando que este proceso puede entenderse como la interacción entre proveedores y compradores que garantiza el cumplimiento de obligaciones por ambas partes. Con una gestión de proveedores eficaz, es posible evitar dolores de cabeza y mejorar las calificaciones generales de la empresa.
5 pilares de una gestión eficaz de la cadena de suministro
Antes de comentar sobre cada tipo de contrato disponible en el mercado, revisemos los cinco pilares de la gestión eficaz de la cadena de suministro.
1. Gestión de la información del proveedor
Para una planificación eficaz, es necesario que el flujo de información no esté restringido de un miembro de la cadena de suministro a otros. Todos estos datos deben almacenarse, verificarse y ponerse a disposición de todas las partes interesadas.
2. Transparencia y organización
Es necesario gestionar a los proveedores de forma transparente y organizada. El objetivo es reconocer el valor que ofrecen sus proveedores, ya sean tangibles o intangibles, convirtiéndolos en socios clave en los procesos de adquisiciones.
3. Mantener el valor
Después de establecer el valor de los proveedores, la gestión del desempeño es importante para que se mantengan los buenos precios y el buen desempeño. Un conjunto de KPI y objetivos que reflejen las expectativas es esencial para mantener el control del desempeño.
4. Cumplimiento
Se trata de asegurar que todas las órdenes de compra serán despachadas de forma que se cumplan los acuerdos estipulados por el comprador y el proveedor, con un precio y calidad acorde a lo preestablecido.
Los proveedores deben cumplir con las políticas y procedimientos de su empresa, requisitos que normalmente se especifican en el contrato.
5. SRM: la relación con los proveedores
Es un enfoque sistemático para evaluar y agregar valor a los aportes de los proveedores dentro de su organización, que al almacenar información detallada de cada uno, mejora el desempeño de los procesos de compras, generando un impacto positivo en la productividad, calidad e incluso negociación de precios de compra.
Contratos de adquisiciones
Un contrato de compra se puede resumir como un acuerdo vinculante entre un comprador y un proveedor, que establece la estructura de la relación entre las partes.
Pero no hay un solo tipo de contrato de compra, es ideal para cada situación. Se pueden dividir en tres categorías, cada una de las cuales también tiene sus subcategorías. A continuación, enumeramos cada uno de ellos:
Contratos de precio fijo
Se utiliza cuando el alcance del trabajo es fijo: una vez que se firma el contrato, el vendedor está obligado contractualmente a completar la tarea dentro del precio y el plazo acordados. Por lo tanto, el vendedor asume la mayor parte del riesgo y no hay renegociación de precios, a menos que cambie el alcance del trabajo.
Como el costo no se puede cambiar, este contrato es adecuado para controlar los gastos. Podemos dividir un contrato de precio fijo en tres categorías:
1. Contrato de empresa a precio fijo (FFP)
Este es el tipo de contrato de compra más simple. El proveedor debe completar el trabajo dentro de una cantidad acordada de dinero y tiempo, y es responsable de cubrir cualquier aumento en los costos operativos y está legalmente obligado a completar la tarea acordada. Sin embargo, a medida que el proveedor asume el riesgo, el costo es mayor y si el alcance no está claro, el proveedor y el comprador pueden tener problemas.
2. Acuerdo de tarifa de incentivo de precio fijo (FPIF)
Incluso si el precio es fijo, el proveedor puede recibir un incentivo si se desempeña bien, y ese incentivo reduce el riesgo. El incentivo se puede vincular a cualquier métrica del proyecto, como costo, tiempo o desempeño técnico. En la práctica, funciona así: un contratista recibe un incentivo de 6 mil reales si entrega todo a tiempo, por ejemplo.
3. Precio fijo con contratos de ajuste de precio económico (FP-EPA)
Este tipo de contrato se utiliza cuando el contrato es plurianual. Un buen diferencial es que tiene una cláusula que protege al proveedor de la inflación. Por ejemplo: sabe que el costo del proyecto aumentará en un 1.5% después de un tiempo basado en el Índice de Precios al Consumidor; este sería un buen tipo de contrato para este caso.
Contratos de costo reembolsable
El proveedor recibe un reembolso por el trabajo realizado, más una tarifa que representa su beneficio. Esta tarifa se recibe si se alcanza o se excede para más objetivos, como completar tareas antes o ahorrar costos.
Se recomienda cuando existe incertidumbre en el alcance o cuando el riesgo es mayor. En este contrato, el riesgo recae en el comprador, ya que él asume todos los costes.
El aumento del alcance puede ser una desventaja de este tipo de contrato, pero es posible minimizar el aumento limitando, por ejemplo, el beneficio máximo al 10% del costo total. Supongamos que el precio de compra es de R $1.000,00; en este caso, si hay un ajuste, el precio solo puede llegar a R $1.100,00. Hay cuatro categorías de contratos con costo reembolsable:
1. Costo más tarifa plana (CPFF)
Al proveedor se le paga por todos los costos incurridos más una tarifa fija, independientemente de su desempeño y el comprador asume el riesgo. Se usa comúnmente en proyectos de alto riesgo donde los licitadores no quieren competir.
2. Costo más tarifa de incentivo (CPIF)
Al proveedor se le reembolsan todos los costos más una tarifa de incentivo basada en el cumplimiento de ciertos objetivos de desempeño mencionados en el contrato. Este incentivo se calculará mediante una fórmula previamente acordada, siendo, en este caso, un factor de motivación para el proveedor.
3. Costo más tasa de prima (CPAF)
Al proveedor se le paga por los costos más una prima, este adicional se basa en el cumplimiento de los objetivos de desempeño especificados en el contrato. La diferencia con la tasa de incentivo es que el premio depende de la satisfacción del cliente.
4. Costo más porcentaje del costo (CPPC)
En este caso, el proveedor del servicio deberá ser reembolsado por los costos proyectados y aprobados por las partes, más un porcentaje sobre dichos costos o por una retribución fija predeterminada.
Suele ser el menos viable para los compradores, ya que los proveedores pueden incrementar los costos sin justificación, para obtener una mayor ganancia, como pedir el costo total más el 10% del costo como tarifa.
Contratos por tiempo y materiales
Es una especie de híbrido entre Contratos de Precio Fijo y Reembolsables, donde ambas partes comparten el riesgo.
Suele utilizarse cuando se trata de “horas de trabajo” y cuando se contratan especialistas, como un técnico para reparar una máquina, por ejemplo. En este contrato, el comprador puede especificar la tarifa por hora con un límite que no debe superarse, pagando, por ejemplo, R$30 por hora.
Conclusión
La implementación de un sistema de gestión de proveedores eficaz depende en gran medida de las metas y objetivos específicos definidos por el departamento de compras.
Los proyectos requieren una discusión detallada de los objetivos, las barreras potenciales para cumplirlos, el cronograma y las fechas críticas, y los contratos son la base para estas definiciones que determinan las responsabilidades de las partes.
Por lo tanto, elegir la categoría de contrato adecuada es fundamental para la satisfacción de ambas partes: tanto el comprador como el proveedor.
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